4日考えて1日で書く。企画書をギリギリで早く仕上げるための時短Tips

こんにちは、ツルダです。
Webと印刷のディレクターという職業柄、ウェブサイトや冊子、イベントなどの企画書を書く機会は結構多いのですが、そこでわりと重要だと思っているのが「企画書をギリギリに早く仕上げる」ということ。
新米の頃は一つの企画書を書くのに何日もかかっていたので早めに取り掛かっていましたが、デキる先輩に「書くのは後回しでいいよ!」と言われてからできるだけギリギリまで書かないようにしてきました。

「ギリギリ」でいいの!?むしろギリギリがいい!

時間女性イメージ
例えば月曜に「金曜日までに企画書をあげてね」と言われたら、月〜木の4日間は企画書を作らず、最後の5日目、金曜日の朝から作って夕方に出します。
提出を待っている方からすれば「もっと早く始めてよ!」という気持ちだと思うのですが、実際には締め切りのギリギリまで待っていたほうがいいんです。
なぜなら「そのぶん長く考えられるから」です。

4日考えて1日で書く

5日目に企画書を作るのは、つまり「ギリギリになってからやる」のではなく「ギリギリまで考えてからやる」というということなんですね。
最初に企画をしっかりと!

企画書はわかりやすく見やすいものを作る必要がありますが、あくまでもツールの一つに過ぎません。
1日目から企画書を作り始めると、企画書全体をまとめることや綺麗に整えることに時間をさいてしまい、肝心の企画がきちんと練れていなかったり、ぶれてしまうという事がありがちです。
5日時間があるとすると、4日間で資料集めや情報の整理、企画の発案と見直しを行って、1日でガチッと企画書にまとめる、というスケジュールが理想です。

img_Schedule

とはいえ企画書の時短には小ワザが必要

とはいえやはり限られた時間内できちんとした企画書を作れるのかは心配ですよね。。
私も決して作業スピードが早い方ではないので、企画書を作る時間を短くするためには色々と工夫が必要です。

その1:オレオレテンプレートを作る

まずは企画書のテンプレートを作るところから。
表紙・目次・結論・企画の目的・・・などなど、企画書自体は大体書く順番や内容が決まっているので、あらかじめテンプレートを作っておいて、使いまわせるようにしています。

企画書テンプレートの例

テンプレートは、タイトルや内容のレイアウトやスタイルを決めておくだけでなく、よく使うアイコンやイラスト、グラフなどもまとめて用意しておくとさらに便利です!

WordPressの説明

Webの提案の場合はCMS紹介やセキュリティ対策、SEO対策、実績など、「作るのは時間がかかるけど、一回作ったらほぼ同じ内容を使いまわせる」というページも多いので、汎用的に使える内容のものは予め作成しておくと役立ちます。

その2:使えるデータベースを把握しておく

企画の補足にアンケートデータなどを掲載することもありますが、これを探すのも結構時間がかかります。
どこにどんな情報があるのか、使えるデータベースを把握しておくことも大事です。

よく活用させていただくのは、例えばこちらです。

観光庁 統計情報

http://www.mlit.go.jp/kankocho/siryou/toukei/
観光庁

観光客がターゲットになる提案やインバウンドの提案に必要な、旅行者や出入国者の統計情報が掲載されています。
官公庁の情報ということで信頼性も高く、きちんと定期的に更新されるので安心して使えます。
企画書に使用する時は出典の記載をお忘れなく。

1) 出典の記載について
ア コンテンツを利用する際は出典を記載してください。出典の記載方法は以下のとおりです。
  (出典記載例)
出典:観光庁ホームページ (当該ページのURL)
出典:「○○調査」(観光庁) (当該ページのURL) (○年○月○日に利用) など
イ コンテンツを編集・加工等して利用する場合は、上記出典とは別に、編集・加工等を行ったことを記載してください。また編集・加工した情報を、あたかも国(又は府省等)が作成したかのような態様で公表・利用することは禁止します。
  (コンテンツを編集・加工等して利用する場合の記載例)
「○○調査」(観光庁) (当該ページのURL)を加工して作成
「○○統計」(観光庁) (当該ページのURL)をもとに○○株式会社作成 など

博報堂生活総合研究所 生活定点

http://seikatsusoken.jp/teiten2014/
生活定点

1992年から2014年までの生活に関するアンケート結果をまとめた生活定点。
情報は少し古くなってしまいましたが、年代ごとの移り変わりが見やすく表示されていて、グラフの見せ方も参考になります。
こちらも、情報を企画書に掲載するときには出典を明記しましょう。

著作権などについて

集計表(時系列グラフ作成プログラムを含む)や調査票など『生活定点』に含まれる一切の情報にかかる著作権などの一切の権利は、株式会社博報堂に帰属します。
ユーザーの方々は、これらの情報を表示、複製、掲載、印刷などをすることができます。
ただし、集計表や時系列グラフ作成プログラム、調査票の質問文言など『生活定点』に含まれる一切の情報そのものを改変することは認められません。
また、ご利用の場合には、出典として【博報堂生活総合研究所「生活定点」調査】を必ず明記してください。

マイボイスコム(株) MyEL

http://myel.myvoice.jp/
マイボイスコム(株) MyEL

ネットリサーチ会社のマイボイスコム(株)が自主アンケートの結果をまとめたデータベースサイト。
「肌の乾燥対策に関するアンケート調査」や「ノンアルコールビールに関するアンケート調査」など、こまかなテーマのアンケート結果があるので、提案先の業界情報を把握するのにも役立ちます。
MyELに掲載されている調査結果は、「社内資料,提案書(30部未満),研究レポートへの引用」の場合は申請不要で無料で使用できます。
もちろん引用元の記載はお忘れなく。

調査結果の引用方法について
http://myel.myvoice.jp/user_data/keisai.php

引用する場合は、必ず「マイボイスコム(株)調べ」と出所を明記して下さい。
  (社内資料や提案書、研究レポートへの引用の場合も必ず明記して下さい)

StatCounter

http://gs.statcounter.com/
StatCounter

Webの提案でよく使う、ブラウザやデバイスのシェアに関する情報を表示してくれるサイト。
国別の情報を収集できたり、検索条件を設定して情報を集めることができるうえに、表示の方法も折れ線グラフや棒グラフ、地図などから選べます。
こちらの情報はクリエイティブ・コモンズの「Attribution-ShareAlike 3.0 Unported 」というライセンスで提供されているので、出典元を明記して使用することができます。

Credit/Licensing
Use of any information provided by StatCounter Global Stats must be appropriately credited to StatCounter.

This work by StatCounter is licensed under a Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported License

企画書を作る時だけではなく、企画を立てるときにも市場調査の一つとして必要な情報になるので、普段から意識してみておくようにしたいですね。

その3:素材を使わせてもらう

企画書で重要なのは、視覚的なわかりやすさ。
やはり文字だけでなくイラストや図を添えて説明することで相手の理解度は圧倒的に高くなります。
が、全てを作っているとそちらに時間を取られてしまうので、効率よく素材を使わせてもらっています。

ヒューマンピクトグラム2.0

http://pictogram2.com/
ヒューマンピクトグラム2.0

企画書で活躍してくれるのがこのピクトさん。
汎用的なアイコンなので、企画のデザインイメージを損なうことなく、説明に一役買ってくれるありがたい存在です。
出典表記は不要、ベクターデータで使えるのも素晴らしいですね。

placeit

https://placeit.net
https://placeit.net

様々な利用シーンのイメージをあっという間に作成してくれる「placeit」。
Webだけでなく、印刷物や、Tシャツなどのノベルティの作成イメージも作れてしまう、大変なスグレモノです。
「Unimal」のペーパーカップを作りましょう!という提案も、はい、この通り!
placeit

やはりイメージがあるとわかりやすいですね。
使うサイズ等や使用範囲によっては有料の場合がありますが、提案書に使う程度だと無料のライセンス(400x300pxの画像)で良さそうです。

まとめ

今回は企画書を早く仕上げるための小ワザをご紹介しましたが、様々な情報を利用しつつ書く回数を重ねていけば、企画書を仕上げる時間はかなり短縮できるようになります。
そのぶん「考える事」に時間を割ければ、企画のクオリティが高まるだけでなく、後からのブレも少ないので受注後の制作もスムーズです。
ぜひ活用して素敵な企画を提案してください!

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